Para explicar determinadas cosas no queda más remedio que recurrir a metáforas, fábulas o cuentos. O películas. Si ya dije en una ocasión que la dirección de proyectos es como el juego de ¡Dale al topo!, mi día a día como responsable de proyectos se parece, en cierta medida, al capitán John Anderton(intepretado por Tom Cruise) de Minority Report frente a su famosa pantalla gestual. Solo que no tengo precognitivos, claro (¡ya me gustaría!) ¿O quizá sí?
Cuando llego a mi puesto de trabajo debo ordenar, al menos mentalmente, toda la información asociada al proyecto. Como Anderton, en base a la información (las imágenes) que ante mí se presentan, debo tratar de agruparlas y darles un sentido. Y debo también prever qué cosas pueden suceder que afecten a los objetivos de mi proyecto, se decir, gestionar riesgos, antes de que se cometa el asesinato (¡figuradamente hablando, claro!) Y sí tengo precognitivos: el sistema de gestión me proporciona un montón de indicadores (KPIs) que son, de alguna manera, como las imágenes que visualiza Anderton y que le previenen del posible futuro (solo que, en mi caso, para lo bueno y para lo malo).
Cuando me siento en mi silla frente al ordenador, se muestran de salida ante mí 9 ventanas, cajitas, widgets figurados, en la pantalla. Una ventana por cada una de las nueve áreas de conocimiento que se definen en la gestión de proyectos.
- Integración: debo tratar de dar sentido a toda la gestión, definiendo planes e integrando toda la información proveniente del resto de las áreas para que todo funciones como un mecanismo perfectamente engrasado.
- Alcance: debo definir, mantener y gestionar perfectamente el alcance del proyecto, plasmado en el Project Chart: qué objetivos se persiguen y cómo se van a implementar, en términos de una línea de referencia (conjunto de requisitos, normas, acuerdos, …) y un desglose del trabajo (Work Breakdown Structure), entre otras muchas cosas.
- Calendario: conseguir que todas las tareas se cumplan en los plazos determinados, vigilando los acuerdos con el cliente, analizando los riesgos correspondientes y poniendo en marcha las medidas pertinentes.
- Costes: mantener los costes en los que se está incurriendo según lo planificado, analizando cómo impacta cualquier cambio en el resto de las áreas (por ejemplo, retrasos en el calendario o cambios de alcance) en los mismos.
- Calidad: vigilando que se cumplen los procedimientos de trabajo, codo a codo con el departamento de calidad, tratando de mejorar los mismos y sacando lecciones aprendidas.
- Recursos humanos: atendiendo a las necesidades de medios humanos en el proyecto, y a las propias necesidades que dichos miembros tienen en el plano profesional (¡e incluso, en ocasiones, personal!) Contribuyendo, desde mi puesto, al desarrollo de una carrera profesional de los mismos.
- Comunicación: a todas las partes implicadas (clientes, gestores, dirección, equipo, proveedores, …) de la información que les es relevante, usando para ellos las formas (medios) y fondos adecuados.
- Riesgos: anticiparme a situaciones que pueden poner en riesgo los objetivos del proyecto, identificando y analizando riesgos, definiendo e implementando medidas mitigadoras.
- Adquisiciones: supervisando plazos y tareas de los proveedores, negociando discrepancias y atendiendo a sus necesidades.
And the winner is …
Y de todas esas cajitas, de esas áreas de conocimiento, a la que más tiempo le dedico normalmente es a … ¡la comunicación!
Corte de presupuesto en las telecomunicaciones Imperiales.
Foto por Stéfan en Flickr
Sin comunicación constante y fluida, diaria, entre todos los miembros del equipo, sin comunicación en general a todas las partes interesadas, el proyecto no se sostiene. No todos los días toca revisar indicadores, calendario ni costes. Ni revisar el estado de los riesgos. Perocomunicar, siempre.
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