Los equipos virtuales o equipos remotos se están convirtiendo en una tendencia creciente en el desarrollo del trabajo y la gestión de empresas. Estos equipos se conciben como conjuntos de personas que, si bien se encuentran distribuidas geográficamente, persiguen una meta común, utilizando tecnologías de la información para comunicarse y cooperar.
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Muchos de estos equipos virtuales en su mayoría compuestos por freelancers, pueden ser maravillas de eficiencia, pero enseguida te das cuenta de que depender del email como instrumento de comunicación no es una herramienta adecuada. Los principales motivos son:- No permite o no facilita mantener el nivel necesario de información y comunicación.
- Se pierde la trazabilidad de las discusiones, comentarios, etc.
- Es complicado gestionar plazos, hitos y recursos.
- No permite una asignación y seguimiento de tareas.
- No facilita el compartir documentos muy pesados online.
- No permite seguir el avance de las tareas o la dedicación de esfuerzo.
Por todo ello, hay un auge de herramientas online que aportan comunicación instantánea y permiten trabajar en un entorno de información compartida y actualizada. Estas aplicaciones se pueden agrupar en dos grandes bloques: las que ayudan a gestionar tareas (to-do list) y las que permiten gestionar proyectos.
En este artículo queremos compartir con vosotros 6 herramientas de gestión de proyectos online que hemos analizado.
1. ActiveCollab es una herramienta muy fácil e intuitiva. De forma muy ágil, el gestor del proyecto crea hitos y tareas y las asigna a los miembros del equipo. A partir de ahí se pueden mantener comunicaciones y avisos, e intercambiar ficheros cómodamente. Además, permite escribir y responder desde tu correo sin haber entrado en el sistema.
2. Basecamp es seguramente la más sencilla e intuitiva. Tiene un diseño impecable, su interfaz visual permite rápidamente revisar discusiones, tareas y ficheros. Incluye también un time-line y un calendario. Es posible responder a las discusiones desde el email (sin haber accedido al sistema).
3. Central Desktop es una buena herramienta de trabajo en la nube. Su principal ventaja es que está muy orientada al trabajo en tiempo real, ya que ofrece mensajería instantánea, edición de documentos online y conferencia web en tiempo real.
4. Confluence es una herramienta ideada para facilitar el intercambio de documentación, información y archivos. Aporta un alto nivel de organización para grandes proyectos u organizaciones. Destaca también por su integración con Microsoft Office.
5. Producteev funciona como una lista de tareas online que avisa en tiempo real de lo que está pasando a través del correo, mensajería instantánea o iPhone. Los jefes de equipo pueden crear un espacio de trabajo virtual, invitar a colaboradores, crear tareas y asignarlas a las personas, añadir los plazos y generar el informe de productividad.
6. Teambox es, al igual que BaseCamp, una de las herramientas más fáciles e intuitivas de usar. Es muy útil para organizar proyectos colaborativos. Te ayuda a gestionar muy fácilmente la importancia y prioridad de las tareas, y permite que los usuarios envíen actualizaciones sobre el progreso del proyecto.
Recuerda que además de la comunicación, el equipo con quien se escoja colaborar es crucial para que el trabajo sea efectivo y se logren las metas que se pretenden alcanzar. En Swapsee puedes encontrar el mejor talento profesional para poder ejecutar tu proyecto. Registrarse es sencillo, seguro y totalmente gratuito.
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