¿Almacenáis datos privados de vuestro clientes o usuarios en un fichero propio? Si la respuesta es sí entonces tenéis la obligación de registrar dicho archivo en la Agencia Española De Protección De Datos (AEPD) para no incumplir la Ley Orgánica de protección de Datos (LOPD).
Sabemos que es un proceso que puede resultar complejo o tedioso y si os habéis intentado inscribir, o lo vais a hacer en breve, este artículo os puede ayudar mucho para completar el alta de forma satisfactoria.
Esta semana nos acompaña nuestro compañero Jesús Pérez Serna el cual ha realizado un tutorial sobre el alta del fichero de protección de datos y lo comparte en nuestro blog para todos vosotr@s, sin más le agradecemos la colaboración y os dejamos el tutorial.
Tutorial alta fichero proteccion datos
Dice el artículo 55 del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica De Protección De Datos (LOPD):
- Los ficheros de datos de carácter personal de titularidad privada serán notificados a la Agencia Española De Protección De Datos (AEPD) por la persona o entidad privada que pretenda crearlos, con carácter previo a su creación.
Es decir, que inscribir los ficheros es el primer paso que se debe dar en el cumplimiento de la LOPD, puesto que es de carácter “previo” a su uso. Pero, ¿qué es un fichero en protección de datos? Según el artículo 5 del Reglamento citado:
- k) Fichero: Todo conjunto organizado de datos de carácter personal, que permita el acceso a los datos con arreglo a criterios determinados, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
Por su parte, el Registro General de Protección de Datos (RGPD) es el órgano de la AEPD al que corresponde velar por la publicidad de la existencia de los ficheros y tratamientos de datos de carácter personal.
Para realizar la inscripción inicial del fichero y, en su caso, la posterior modificación o supresión de la inscripción, se encuentra disponible elformulario electrónico NOTA (titularidad pública y titularidad privada). Este formulario permite la presentación de forma gratuita de notificaciones por tres métodos distintos:
1.- a través de Internet con certificado de firma electrónica,
2.- a través de Internet sin firma electrónica, para lo cual se debe remitir a la Agencia la Hoja de solicitud correspondiente al envío realizado debidamente firmada,
3.- presentación en soporte papel.
El formulario NOTA permite notificar de forma simplificada, los ficheros de titularidad privada de comunidades de propietarios, clientes, libro recetario de las oficinas de farmacia, pacientes, gestión escolar, nóminas, recursos humanos y videovigilancia y los de titularidad pública de recursos humanos, gestión del padrón, gestión económica o control de acceso. A través de esta opción, el formulario electrónico muestra una notificación precumplimentada que podrá completar, o en su caso, adaptar a la situación concreta del fichero a notificar. En el caso de que ninguna de las notificaciones tipo previstas por la AEPD se adapte al fichero que pretende notificar, podrá seleccionar la opción de notificación normal.
Obtención del formulario NOTA
Para acceder al formulario NOTA de titularidad privada haz click en: https://www.agpd.es/portalwebAGPD/canalresponsable/inscripcion_ficheros
El formulario electrónico no requiere una instalación previa por lo que puede ser cumplimentado desde la página web de la AEPD, o se puede guardar en el equipo y cumplimentarlo desde el propio PDF (opción más recomendable, ya que algunos navegadores pueden tener configurado por defecto un complemento para visualizar documentos PDF que no es el de Adobe Reader, y que no reconoce las funcionalidades de dinamismo del formulario NOTA). El formulario incorpora funcionalidades de dinamismo que requieren la instalación de Adobe Reader versión 7.0.8 ó superior.
Preguntas iniciales
Previamente al rellenado del documento debemos elegir:
- Tipo de solicitud de inscripción: notificar una nueva inscripción, una modificación de un fichero que ya figura inscrito o una supresión.
- Modelo de declaración: utilizar una de las notificaciones tipo precumplimentadas ya citadas o bien por utilizar el formulario electrónico vacío para ser cumplimentado de forma completa.
- Forma de presentación.
Cumplimentación de la notificación
El formulario NOTA se compone de 2 páginas de detalle y la correspondiente Hoja de solicitud. Deberemos indicar:
- Responsable del fichero: la persona física o jurídica que decida sobre la finalidad, contenido y uso del fichero.
- Derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación: apartado a cumplimentar sólo si la dirección dónde se prevea atender al ciudadano que desee ejercitar sus derechos ARCO sea diferente a la indicada en el apartado anterior.
- Encargado del tratamiento: tercero a quien se encargan determinados trabajos que implican acceso a los datos. Ejemplos: asesoría, empresa de seguridad, telemarketing.
- Identificación y finalidad del fichero: un fichero es un conjunto homogéneo de datos, independientemente de la forma de su almacenamiento. Normalmente se trata de conceptos como clientes, proveedores, empleados, franquiciados, red comercial, etc. Los fines y usos posibles se eligen de un tabla cerrada.
- Origen y procedencia de los datos: Marcar al menos entre las opciones posibles de dónde se obtienen los datos y a que tipología de colectivo se refiere.
- Tipos de datos, estructura y organización del fichero: En este apartado se define la tipología de los datos que conforman el fichero. Además debemos elegir el sistema de tratamiento, según el fichero sea manual (papel), automatizado o mixto.
- Medidas de seguridad: Véase: Nivel de medidas de seguridad a implantar en un fichero.
- Cesión o comunicación de datos: Si se realizan cesiones o comunicaciones, indicar la categoría de los destinatarios.
- Transferencias internacionales. Cumplimentar en el caso de que se realice o esté previsto realizar un tratamiento de datos fuera del territorio del Espacio Económico Europeo.
Cumplimentar la hoja de solicitud
Se deberá indicar los datos identificativos de la persona que firma la solicitud y el cargo o la condición del firmante de esta solicitud en relación con el responsable del fichero.
Cuando la solicitud se realiza a través de Internet sin certificado de firma electrónica reconocido (el método mas habitual), una vez cumplimentada la notificación y la hoja de solicitud de forma correcta, se deberá enviar la notificación mediante el formulario electrónico pulsando el botón «Enviar a través de Internet» que se encuentra en la hoja de solicitud. El formulario indicará que se está conectando con el servidor de la AEPD y, acto seguido, el sistema enviará la hoja de solicitud (en formato PDF) que confirma que la notificación ha sido enviada correctamente. Dicha hoja de solicitud, firmada por la persona que efectúa la notificación, es la que se deberá remitir a la AEPD.
Para presentar la hoja de Solicitud en la AEPD se puede acudir en persona a su dirección, enviar por correo ordinario o (la mejor alternativa) enviar por fax a los números 91 445 25 29 ó 91 448 36 80. La dirección de la AEPD es: Jorge Juan, 6, 28001, Madrid.
Posteriormente la AEPD enviará una carta al responsable del ficheroconfirmando la inscripción del fichero y asignándole el código de inscripción que luego servirá en el caso de producirse modificación o supresión de la inscripción.
Consultar el RGPD
El RGPD es un registro de libre acceso, de forma que en cualquier momentopodemos consultar tanto la inscripción de nuestros ficheros propios como los de cualquier tercero que tenga esa misma obligación.
Para ello accedemos a: http://www.agpd.es/portalwebAGPD/ficheros_inscritos/titularidad_privada/index-ides-idphp.php
Como es un buscador que resuelve la petición sólo en el caso de coincidencia exacta, es conveniente buscar a través del NIF, que al ser un número no está sujeto a variaciones.
Para cada fichero inscrito en el Registro General de Protección de Datos se detallan, en una primera página de resumen, la siguiente información:
- Nombre o razón social del responsable del fichero
- Nombre del fichero
- Finalidad y usos declarados
- Dirección en la que el interesado puede ejercitar los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación de la información contenida en el fichero
Desde esta página, se podrá mostrar información más detallada pulsando el botón “Ver Mas“:
- Datos del responsable del fichero
- Derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación
- Identificación y finalidad del fichero
- Origen y procedencia de datos
- Tipos de datos, estructura y organización del fichero
- Cesión y comunicación de datos
- Transferencias internacionales
Y hasta aquí llega este el tutorial alta fichero proteccion datos en el que Jesús Pérez Serna nos ha explicado detalladamente lo que debemos hacer para inscribirnos en la AEPD y cumplir con la LOPD. Esperamos que sea de vuestro agrado y que os pueda ayudar a resolver esas dudas con la inscripción en la LOPD. Recordad que todas nuestra paginas web que almacenan datos de personas cumplen con esta normativa ya que es obligatoria así que si tenéis algún tipo de web o proyecto que no cumpla con la normativa os podemos ayudar. Como siempre nos gustaría mucho que compartierais nuestros artículos en redes sociales para poder ayudar a cuantas más pe
No hay comentarios:
Publicar un comentario